Hinter den Kulissen: Wie wir auf Arbeit Monat für Monat unsere Werbewelten erschaffen – und warum wir dringend eine neue technische Basis für unseren Produktkatalog brauchten.
In unserer Grafikabteilung auf Arbeit beginnt das, was wir die „Monatsproduktion“ nennen, bereits in der letzten Woche des Vor-Vormonats. Was für unsere Kunden wie ein fertiger Handzettel aussieht, ist für uns ein präzise getakteter Workflow, der uns jeden Monat viel abverlangt – vor allem, weil die damals aktuelle Technik an ihre Grenzen stieß.
Ich hol mal noch etwas weiter aus: Unser Weg vom Datenblatt zum fertigen Handzettel
Zuerst geht es an die Produktpflege. Wir erhalten vom Category Management (CM) Bilder und Listen, die wir akribisch mit unserem Produktkatalog abgleichen. Jedes Produkt – von der Kosmetik bis zum Arzneimittel – versehen wir in der Datenbank mit detaillierten Informationen wie PZN, Hersteller, Preisen dem aktuellen Produktbild und den rechtlich notwendigen Pflichttexten. Ein entscheidender Kniff war dabei unser Feld „Beschreibung“: Wir trugen dort einen Bezug wie „Handzettel August 2024“ ein, damit wir die meist 25 bis 38 benötigten Produkte später für den Export blitzschnell finden und sortieren konnten.
Parallel dazu halten wir eine weitere XML-Datei manuell aktuell, in der wir Aktionszeiträume, die Gültigkeit von Coupons und monatliche Titeltexte pflegen.
Der technische Kern unserer Arbeit ist der XML-Export. Wir nutzen hierfür eine von uns selbst „gestrickte“ XSL-Datei, die die XML-Daten aus der Datenbank so aufbereitet, dass sie perfekt in Adobe InDesign landen. Diese XSL-Datei ist ein echtes Multitalent: Sie enthält bereits Absatzformate und logische „If-Then-Schleifen“, um zum Beispiel Grundpreise nur dann anzuzeigen, wenn sie auch wirklich hinterlegt sind.
Nachdem wir die Daten in unsere InDesign-Vorlagen importiert haben, gestalten wir das Layout, prüfen Umbrüche und bauen Anzeigen sowie unsere Aktions-Coupons ein. Nach einer internen Kontrolle gehen PDF-Versionen des Handzettels an das CM zur finalen Korrektur. Korrekturen werden immer zurück in den Produktkatalog gespielt. Wenn alles passt, erfolgt die Druckfreigabe.
Mehr Output für weitere Kanäle
Unsere Arbeit endet aber nicht beim gedruckten Papier. Wir bespielen aus diesem einen Datenstamm eine Vielzahl von Kanälen:
- Wir erstellen 2 Varianten des 8-seitigen Handzettels für unterschiedliche Apotheken.
- Dazu kommen 3 Plakat-Versionen.
- Wir generieren Schütten-Preisschilder via Word-Seriendruck.
- Und wir beliefern digitale Kanäle wie Digital Signage, Social Media und HTML-Angebotsseiten für die Homepages der Apotheken.
- Zusätzlich spielen wir CSV-Dateien in unsere eShops der Apotheken ein, damit auch dort die aktuellen Angebote mit den passenden Preisen angezeigt werden.
Warum wir am Scheideweg standen
So eingespielt dieser Prozess auch klingt: Wir arbeiteten unter Bedingungen, die wir intern als „eher gefährlich“ eingestuft hatten. Unser gesamter Workflow basierte auf der Software MediaPro (PhaseOne; iView Multimedia vorher), die zwar mehrmals den Besitzer gewechselt hatte und trotzdem oder deswegen nicht mehr weiterentwickelt wurde, und auf modernen Macs schon sehr lange als Auslaufmodell gilt. Wir hatten das Programm für unsere Zwecke schwer entfremdet und entsprechend angepasst.
Ein massives Nadelöhr war zudem unsere aktuelle Datenhaltung: Unsere Daten lagen auf einer Synology, auf die wir nur innerhalb des internen Netzwerks Zugriff hatten. Für modernes Arbeiten im Home-Office funktionierte das schlichtweg nicht. Wir wollten weg von dieser lokalen Gebundenheit. Was wir brauchten, war eine zeitgemäße Lösung – eine Website oder App, die online funktioniert und uns den Zugriff auf unsere Projekte von überall aus ermöglicht.
Besonders kritisch war, dass das gesamte System auf einem sehr alten Mac mini lief. Hinzu kommt die tägliche Herausforderung der Zusammenarbeit: Während wir in der Grafik mit Macs arbeiten, nutzen die anderen beteiligten Abteilungen Windows-Rechner. Wir suchten daher händeringend nach einem modernen System, das unseren speziellen XML/XSL-Workflow abbilden kann, um unsere Produktion für die Zukunft abzusichern und den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Betriebssystemen endlich zu stabilisieren.
Die Suche nach der passenden technischen Ablösung glich jedoch einer echten Odyssee
Fast ein Jahr lang haben wir den Markt sondiert, unzählige Programmierer und Anbieter kontaktiert und uns deren Lösungen in ausführlichen Präsentationen angeschaut, um einen Nachfolger für unseren Produktkatalog zu finden. Das Ergebnis war oft ernüchternd: Man bot uns zwar hochprofessionelle und umfassende DAM-Systeme (Digital Asset Management) an, doch diese waren für unsere sehr speziellen Anforderungen oft überdimensioniert und hätten unser Budget schlichtweg um ein Vielfaches gesprengt.
Anstatt uns in die finanzielle Abhängigkeit von riesigen Software-Paketen zu begeben, die letztlich doch nicht perfekt auf uns zugeschnitten waren, haben wir eine mutige Entscheidung getroffen: Wir nehmen das Heft selbst in die Hand und basteln uns mithilfe von KI eine eigene, maßgeschneiderte Lösung, die unseren bewährten Workflow exakt so abbildet, wie wir ihn brauchen.
Seit Ende 2024 arbeiten wir nun produktiv mit der eigenen Lösung, und entwickeln sie stetig weiter.
Doch was fast unmöglich schien, wurde in Rekordzeit Realität – unser neuer Produktkatalog
Innerhalb von nur zwei Wochen entwickelten wir ein eigenes System, das seit dem Herbst/Winter 2024 im produktiven Einsatz ist. Das Ergebnis übertrifft alle unsere Erwartungen und hat sich sowohl im harten Tagesgeschäft als auch im flexiblen Home-Office voll bewährt. Durch die maßgeschneiderte Lösung erzielen wir heute eine Zeitersparnis von beeindruckenden 30 % bei der Katalogerstellung. Unser neues technisches Herzstück ist eine zentrale Produktdatenbank – unser neuer Produktkatalog – der alle relevanten Daten bündelt und über eine nahtlose InDesign-Integration mit automatischer Bildplatzierung verfügt.
Was unsere Eigenentwicklung so besonders macht, sind die tiefgreifenden Funktionen, die exakt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Produktbild-Verwaltung arbeitet mit umfangreichen Metadaten, während smarte Sammlungen per Drag & Drop die Organisation zum Kinderspiel machen. Neben dem optimierten XML-Export für InDesign nutzen wir automatische Skripte, eine zuverlässige Duplikatserkennung und eine lückenlose Verwendungshistorie. Dank des integrierten Team-Managements im Produktkatalog können nun mehrere Benutzer gleichzeitig an Projekten arbeiten, egal von wo aus. Damit haben wir ein System geschaffen, das nicht nur für unsere Zwecke ideal ist, sondern eine Blaupause für die Monatswerbung von Apotheken, für Pharma-Unternehmen oder jede Marketing-Abteilung, die effizient Werbeprospekte erstellen muss. Und das Beste: Wir entwickeln unser System stetig weiter, um auch für zukünftige Anforderungen bestens gerüstet zu sein.
